NL FR
IPV - Beter onthaal

U bevindt zich hier: Home < Onthaalbeleid van A tot Z: de basics < Voorbereiding


Procedure onthaal


Een goed onthaal van nieuwkomers start met duidelijkheid voor alle betrokken partijen. Deze duidelijkheid wordt het best omschreven in een onthaalprocedure.

 

Geef daarbij zeker aandacht aan:

 

Informatie inventariseren

Maak een inventaris op van alle informatie bestemd voor nieuwe werknemers.

  • Begin met de info die wettelijk moet meegedeeld worden (bv. Arbeidsvoorwaarden)
  • Breid dit uit met bedrijfseigen of praktische informatie die je kan meegeven zoals de missie, visie en strategie van de organisatie en de waarden en de normen die er gelden.
    Bepaal hoe en wanneer welke informatie zal meegegeven worden (vb via een onthaalbrochure)

Materiaal
Maak een checklist van het te bestellen materiaal: werkmateriaal, werkkleding, toegangspas of toegangscode, gereedschap, GSM, laptop, bedrijfswagen, visitekaartjes, ...

 

Onthaalverantwoordelijke
Indien nodig, stel een onthaalverantwoordelijke aan. Deze persoon volgt de onthaalprocedure op en stuurt bij indien nodig. Een onthaalverantwoordelijke moet communicatief, bereikbaar en beschikbaar zijn.

 

Duidelijke rolafbakening

  • de onthaalverantwoordelijke beheert het proces
  • de directe chef geeft basisinfo over de functie, de objectieven tijdens de proefperiode, het inwerkplan, de afspraken rond opvolging en introduceert de medewerker in het team en op de werkplek
  • de peter/meter zorgt voor de dagelijkse opvolging en ondersteuning
  • de personeelsdienst geeft (eventueel) praktische informatie en introduceert de nieuwkomer bij de vertrouwenspersonen
  • de vertegenwoordigers van de vakbonden leggen (eventueel) hun werking uit
  • de preventieadviseur geeft (eventueel) toelichting bij veiligheidsvoorschriften

Bepaal op welke manier de sociale integratie zal gebeuren

  • verwittig de collega's dat er op deze dag een nieuwe medewerker start
  • voorzie een rondleiding in de productie, overhandig de onthaalbrochure
  • voorzie een kennismaking met de directe collega's
  • stel de persoon uitgebreid voor aan de peter/meter

Laat je bij de opmaak/aanpassing van je onthaalprocedure inspireren door:

  • een checklist  waarin je de werking van je bestaande procedure kan aftoetsen
  • een zelfreflectie  over de chronologische opbouw
  • een checklist  die je helpt het onthaal van een nieuwkomer op te volgen
  • een checklist  die de nieuwkomer in staat stelt zijn/haar eigen onthaal op te volgen


TIPS

 Geef de nieuwkomer de tijd om de nieuwe informatie te verwerken, om zaken te ontdekken, zich vragen te stellen.


 Hou reglementen apart van je onthaalbrochure, anders wordt ze te beladen en formeel.

GETUIGENIS

Het onthaalbeleid bij Materne

 

Het onthaal bij Materne verloopt bijzonder verzorgd: elke uitzendkracht die meerdere weken blijft, wordt individueel door een HR-medewerkster ontvangen en krijgt een onthaalbrochure die ze samen doornemen en toelichten.


Zodra de uitzendkracht naar de kleedruimtes gaat om aan het werk te gaan, wordt hij opnieuw onthaald door een medewerkster die uitlegt waar zijn kleedkamer is, waar de veiligheidsuitrusting ligt, ...

WWW.SOCIALEDIALOOG.BE

Begeleiding van nieuwkomers vraagt inspanning, maar het loont. Een goed onthaalbeleid leidt tot een snellere identificatie, meer motivatie vanaf de eerste dagen, snellere inburgering en meer aangename werksfeer.

 

Bij een onthaalprocedure past ook een onthaalbrochure.

GETUIGENIS

Het onthaalbeleid bij Père Olive

 

Père Olive moet tussen april en augustus het hoofd bieden aan een productiepiek.
Het bedrijf doet dan een beroep op uitzendkrachten.

 

De nieuwelingen worden onthaald door een teamleader en daarna door een lijnmanager. Het onthaal en de opleiding van de nieuwelingen is expliciet opgenomen in de taakomschrijving van de lijnmanagers. Zij worden dus geëvalueerd op de kwaliteit van hun onthaal en van de opleiding die zij verzorgen.

CONTACT

Daniëlle Verlaet

Opleidingen onthaal en peter-/meterschap

gsm: 0473 654 284

 

Els Mertens

HR coaching

gsm: 0473 654 287

IPV Birminghamstraat 225 - 1070 Anderlecht
Tel. 02/52 88 930 - Fax 02/52 88 940
info@ipv.be - www.ipv.be
Met de steun van het Europees Sociaal Fonds
en de Vlaamse overheid.