Procedure onthaal

Een goed onthaal van nieuwkomers start met duidelijkheid voor alle betrokken partijen. Deze duidelijkheid wordt het best omschreven in een onthaalprocedure.

 

Geef daarbij zeker aandacht aan:

 

Informatie inventariseren

Maak een inventaris op van alle informatie bestemd voor nieuwe werknemers.

• Begin met de info die wettelijk moet meegedeeld worden (bv. Arbeidsvoorwaarden)
• Breid dit uit met bedrijfseigen of praktische informatie die je kan meegeven zoals de missie, visie en strategie van de organisatie en de waarden en de normen die er gelden.
  Bepaal hoe en wanneer welke informatie zal meegegeven worden (vb via een onthaalbrochure)

Materiaal
Maak een checklist van het te bestellen materiaal: werkmateriaal, werkkleding, toegangspas of toegangscode, gereedschap, GSM, laptop, bedrijfswagen, visitekaartjes, ...

 

Onthaalverantwoordelijke
Indien nodig, stel een onthaalverantwoordelijke aan. Deze persoon volgt de onthaalprocedure op en stuurt bij indien nodig. Een onthaalverantwoordelijke moet communicatief, bereikbaar en beschikbaar zijn.

 

Duidelijke rolafbakening

• de onthaalverantwoordelijke beheert het proces
• de directe chef geeft basisinfo over de functie, de objectieven tijdens de proefperiode, het inwerkplan, de afspraken rond opvolging en introduceert de medewerker in het team en op de werkplek
• de peter/meter zorgt voor de dagelijkse opvolging en ondersteuning
• de personeelsdienst geeft (eventueel) praktische informatie en introduceert de nieuwkomer bij de vertrouwenspersonen
• de vertegenwoordigers van de vakbonden leggen (eventueel) hun werking uit
• de preventieadviseur geeft (eventueel) toelichting bij veiligheidsvoorschriften

Bepaal op welke manier de sociale integratie zal gebeuren

• verwittig de collega's dat er op deze dag een nieuwe medewerker start
• voorzie een rondleiding in de productie, overhandig de onthaalbrochure
• voorzie een kennismaking met de directe collega's
• stel de persoon uitgebreid voor aan de peter/meter

Laat je bij de opmaak/aanpassing van je onthaalprocedure inspireren door:

• een checklist  waarin je de werking van je bestaande procedure kan aftoetsen
• een zelfreflectie  over de chronologische opbouw
• een checklist  die je helpt het onthaal van een nieuwkomer op te volgen
• een checklist  die de nieuwkomer in staat stelt zijn/haar eigen onthaal op te volgen