Inex: een professioneel familiebedrijf met een warm onthaal

Inex is een familiebedrijf, ingebed in het dorp van Bavegem (tussen Wetteren en Zottegem) waar dagelijks 1 miljoen porties aan zuivelproducten van de band rollen.

 

"Familiebedrijf" verwijst enerzijds naar het aandeelhouderschap maar evenzeer naar de identiteit van de groep. De groep wil immers dicht bij de mensen staan, zowel naar haar werknemers, als naar haar klanten en de buurtbewoners toe.

 

Dit vereist een professioneel onthaalbeleid dat ervoor zorgt dat nieuwe werknemers van in het begin een echt "thuisgevoel" hebben, zodanig dat ze zo vlug mogelijk ingeburgerd zijn bij de Inex-familie. Er bestonden reeds bepaalde documenten en processen, maar deze vormden niet steeds een coherent geheel.

 

Voorbereidende oefening: missie, visie en waarden verduidelijken

 

Voor het verbeteren van hun onthaalbeleid deed Inex een beroep op externe partner Stravigo. Na een eerste brainstormsessie met afgevaardigd bestuurster Catherine Gilain-Pycke en HR-verantwoordelijke Katrien Ally werd beslist dat het managementniveau eerst werk moest maken van een duidelijke formulering van de missie, de visie en de waarden.

 

Zoals in vele bedrijven was het "mission statement" duidelijk voor de directie, maar werd er weinig over gecommuniceerd naar de klanten of het personeel toe.

 

Eens deze oefening gedaan was, kon Stravigo aan de slag met al de informatie die ze kon verzamelen tijdens haar bedrijfsbezoeken. Eerst werd gewerkt aan een kader voor de onthaalbrochure, met informatie over de groep en alle praktische informatie, inclusief  veiligheidsvoorschriften en andere huisregels die een nieuwe werknemer dient te kennen.

 

De onthaalbrochure

 

De onthaalbrochure omvat veel beelden, om alles zo visueel mogelijk te maken. De lezer wordt meegenomen in het verhaal van de groep - waar ze voor staan en voor gaan - en ontdekt wat de verschillende afdelingen allemaal doen. Zo wordt het belang van elke functie en de nood aan samenwerking benadrukt.

 

In het onderdeel "praktische informatie" vindt de nieuweling een antwoord op al zijn vragen m.b.t. zijn tewerkstelling. Om de brochure gemakkelijk te kunnen actualiseren, werd gekozen voor een printvriendelijke versie op A4 formaat.

 

De commentaren zijn alom positief. Belangrijk is dat het een gemakkelijk leesbaar en hanteerbaar hulpmiddel moest zijn en dat is het geworden!

 

De onthaalchecklist

 

Daarnaast werd een draaiboek gemaakt, in de vorm van een checklist, met alles wat gedaan moet worden om een nieuwe werknemer te onthalen, voor en op zijn eerste werkdag. Dit zorgt ervoor dat niets vergeten wordt en is ook handig bij afwezigheid van de persoon die gewoonlijk instaat voor de introductie.

 

Peter-meterschap

 

Als derde pijler van het onthaalbeleid werd er werk gemaakt van het peter-meterschap om de integratie en het leerproces van de nieuwe werknemer optimaal te laten verlopen. De rol van de peter-meters werd verduidelijkt en er werd ruimte gecreëerd om deze rol ook daadwerkelijk op te nemen.

 

Hiervoor doet Inex beroep op collega's die heel toegankelijk zijn voor de nieuweling en de nodige ervaring hebben binnen het bedrijf. Dit vergroot de betrokkenheid van de collega's bij de integratie van de nieuwe werknemer.

 

Een oefening die meer dan de moeite waard is en dus ook een echte aanrader is voor andere bedrijven!