NL FR
IPV - Beter onthaal

U bevindt zich hier: Home < Getuigenissen < Salsa Food Group


Salsa Food Group integreert opleidingsplan per werkpost in haar onthaalbeleid


Het onthaal van een nieuwe medewerker houdt meer in dan een korte uitleg tijdens zijn of haar eerste werkdag. Er zijn verschillende elementen die het onthaal kunnen verbeteren zoals een onthaalbrochure en een onthaalchecklist en een gestructureerde opleiding.


Externe partner Novare is bij Salsa Food Group gestart met het opmaken van de onthaalbrochure en onthaalchecklist van 1 vestiging, namelijk Eurotomat te Deurne.  Deze vestiging fungeert als pilootproject.

 

Onthaalbrochure

 

De onthaalbrochure of introductiemap omvat alle belangrijke informatie en thema's die een nieuwe medewerker wegwijs maken in uw bedrijf, zijn afdeling, de gangbare regels en afspraken, de voordelen waarvan hij kan genieten en verplichtingen die hij moet nakomen. Een onthaalbrochure is dus een wegwijzer maar ook een goede start om afspraken en verwachtingen duidelijk te maken.

 

Als inleiding kan de nieuwe medewerker individueel verwelkomd worden waardoor hij/zij  zich aanvaard voelt in de organisatie. Tijdens het onthaal kan het doel van de onthaalbrochure verduidelijkt worden. Het is het interessant om uw onderneming voor te stellen door middel van de missie en visie, eventueel de geschiedenis van het bedrijf, de activiteiten, de producten/dienstverlening, de verschillende afdelingen, een plattegrond, de belangrijkste sleutelposities, ...

 

Naast de algemene informatie is het belangrijk om de praktische informatie in uw onthaalbrochure te verwerken zodat de medewerker niet voor verrassingen komt te staan: huishoudelijk reglement, loon, uurregeling, wat doen bij ziekte en wat doen bij een arbeidsongeval, veiligheid, hygiëne, opleidingsmogelijkheden, belangrijke telefoonnummers,...

 

Bij Salsafoodgroup is Novare vertrokken van de bestaande onthaalbrochure. Deze was niet meer up to date en bevatte niet meer alle noodzakelijke informatie. Ze hebben er voor gekozen om een korte gestructureerde onthaalbrochure te maken waardoor nieuwe medewerkers niet te veel moeten lezen maar meteen de info vinden die ze nodig hebben.

 

Onthaalchecklist

 

De onthaalchecklist is bedoeld voor de medewerkers die de nieuwe medewerker gaan ontvangen, bijvoorbeeld peter/meters, instructeurs, soms de leidinggevende.

 

Het doel van de checklist is een duidelijke leidraad te geven aan de ervaren medewerker over wat hij zeker moet zeggen, welke documenten hij de nieuwe medewerker moet bezorgen, afspraken die hij moet meedelen,...  Door de verschillende stappen op de checklist te overlopen vergeet de ervaren medewerker die de nieuwe medewerker onthaalt zeker geen belangrijke informatie mee te delen.

 

Bij Salsa Food Group heeft Novare ervoor gekozen om twee verschillende versies van de onthaalchecklist te maken, namelijk één voor vaste medewerkers en één voor uitzendkrachten aangezien er toch verschillende aandachtpunten zijn. 

 

Onthaalbeleid omvat ook opleidingsplan en werkinstructies

 
Binnen de vestiging te Deurne hebben zij gekozen om voor het vervolg van het onthaaltraject één werkpost als pilootproject te nemen. We werkten een opleidingsplan uit per werkpost, vervolgens een opleidingscyclus en tot slot de procedures en de werkinstructiekaarten.

 

Uitwerken van opleidingsplannen per werkpost

 

Na de eerste dag met onthaalbrochure en onthaalchecklist stopt het onthaal/de inwerkperiode van de nieuwe medewerker niet. Na deze eerste dag begint het echte werk, namelijk de opleiding.

 

Novare inventariseerde de algemene opleidingen rond veiligheid, hygiëne, kwaliteit,... en zette deze als eerste onderdeel in het opleidingsplan.


Vervolgens gingen ze aan de hand van de bestaande functieprofielen en gesprekken met medewerkers de taken per werkpost in kaart brengen. Deze splitsten we op in deeltaken tot we op het niveau kwamen van werkinstructiekaarten. We zochten samen met de medewerkers een logische volgorde in de aan te leren deeltaken en noteerden deze zo in het opleidingplan.

 

Aan elke deeltaak koppelden ze de betreffende procedure / werkinstructiekaart zodat de instructeur, peter/meter, leidinggevende,... steeds weet welke hulpmiddelen hij kan gebruiken bij de opleiding.

 

Tot slot werkten  ze in functie van het opleidingsplan een opvolgtabel uit waar de medewerker in kan bijhouden welke opleidingen hij reeds gehad heeft en zo ook verantwoordelijk wordt gesteld voor zijn eigen leerproces. Zo verhogen ze de betrokkenhied van de nieuweling met Salsa Food Group.

 

Opleidingscyclus per werkpost
 

Gekoppeld aan het opleidingsplan gaan ze een opleidingscyclus per werkpost opstellen. Dit betekent dat ze gaan kijken welke de logische volgorde in de taken is om een medewerker op te leiden.  ze bepalen een richttijd waarin een medewerker de verschillende onderdelen kan leren en inoefenen. Op deze manier communiceren ze de verwachtingen van de organisatie duidelijk naar de nieuwe medewerker.

 

Procedures en werkinstructies

 

Als laatste stap in het onthaaltraject gaan ze op basis van de inventarisatie in het opleidingsplan procedures en werkinstructiekaarten uitwerken.

 

Procedures

 

Aan elke werkpost werken verschillende medewerkers. Dit betekent dat er een duidelijke organisatie moet zijn om efficiënt samen te kunnen werken. Deze organisatie van wie doet wat op welk moment schrijven we neer in visuele procedures.  Dit betekent dat ze bijvoorbeeld voor de opstart van de dag in kaart gaan brengen welke operator wat doet in welke volgorde zodat iedereen duidelijk weet wat van hem verwacht wordt. Aan de verschillende taken in de procedure kan de link gelegd worden met de werkinstructie.

 

Werkinstructies

 

De werkinstructies zijn een verdere uitwerking van de taken beschreven in de procedures.  In de werkinstructie wordt beschreven op welke manier iets moet gebeuren.

 

Ze werken op de werkplek visuele werkinstructiekaarten uit. Deze werkinstructiekaarten bestaan uit drie elementen: ze starten met het uitschrijven van de handelingen die de medewerker moet uitvoeren.

 

Naast deze informatie noteren ze op welke aandachtspunten (rond veilgheid, finger sptizen gefühl) de medewerker moet letten bij het uitvoeren van de handeling. Tot slot visualiseren  ze met een foto/ schema/ tekening van elke vastgelegde handeling bij de tekst.



CONTACT

Daniëlle Verlaet

Opleidingen onthaal en peter-/meterschap

gsm: 0473 654 284

 

Els Mertens

HR coaching

gsm: 0473 654 287

 

Deze projecten lopen met de steun van het Europees Sociaal Fonds en de Vlaamse overheid.

IPV Birminghamstraat 225 - 1070 Anderlecht
Tel. 02/52 88 930 - Fax 02/52 88 940
info@ipv.be - www.ipv.be
Met de steun van het Europees Sociaal Fonds
en de Vlaamse overheid.